All Lines Logistics Sp. z o.o.
All Lines Logistics Sp. z o.o. to firma działająca w branży spedycji międzynarodowej i krajowej, specjalizująca się w organizacji transportu drogowego, morskiego i lotniczego. Obsługuje także dostawy ponadgabarytowe (Project Cargo), prowadzi usługi logistyki magazynowej oraz pełni funkcję agencji celnej. Dzięki rozbudowanej infrastrukturze i oddziałom w Gdyni, Poznaniu oraz Szczecinie, firma może sprawnie reagować na potrzeby klientów. All Lines Logistics kładzie duży nacisk na wysoką jakość obsługi, nowoczesne narzędzia pracy oraz automatyzację procesów.
Zidentyfikowane potrzeby
Firma All Lines Logistics potrzebowała rozwiązania informatycznego, które uporządkuje procesy, zautomatyzuje obsługę dokumentów i umożliwi bieżącą kontrolę rentowności zleceń. Złożoność działalności, obejmująca różne kombinacje transportu, wymagała także sprawnej wymiany danych między oddziałami. W lipcu 2013 roku firma zwróciła się do Insoft Consulting z potrzebą zaprojektowania systemu, który obejmie zarówno standardowe obszary, jak księgowość i kadry, jak i złożone procesy operacyjne, kluczowe dla przewagi konkurencyjnej.
Specyfika branży
Branża spedycyjna charakteryzuje się wysokim poziomem zmienności, dużą liczbą dokumentów i zróżnicowanymi procedurami. W przypadku All Lines Logistics dodatkowym wyzwaniem była integracja usług transportowych, magazynowych i celnych w jednym systemie. Zróżnicowana konfiguracja zleceń, wymagania klientów oraz potrzeba ścisłej kontroli finansowej powodowały, że firma potrzebowała elastycznego rozwiązania informatycznego, które będzie mogło odwzorować specyfikę działań operacyjnych i jednocześnie integrować pracę kilku oddziałów.
Dobór oprogramowania
Po analizie potrzeb zaproponowano rozwiązanie oparte na dwóch zintegrowanych systemach. Comarch ERP Optima odpowiada za księgowość oraz kadry i płace, natomiast Platforma Intense została wdrożona jako system do obsługi procesów operacyjnych, takich jak ofertowanie, realizacja zleceń i zarządzanie dokumentacją. Platforma ta pozwalała na dostosowanie do realnych procesów biznesowych, z możliwością określania przepływów pracy, wyglądu dokumentów oraz automatyzacji powiadomień. Dużym atutem była również jej pełna integracja z systemem ERP, co umożliwiło wymianę danych między systemami bez konieczności ich duplikowania.
Tworzenie i obsługa zleceń
Wdrożenie Platformy Intense przyniosło znaczne usprawnienia w codziennej pracy operacyjnej. Proces tworzenia ofert został zautomatyzowany – możliwe stało się korzystanie z szablonów, kopiowanie istniejących dokumentów oraz szybkie generowanie wariantów ofert. Dane do ofert, takie jak kursy walut, informacje o klientach czy koszty usług, pobierane są automatycznie. Jednocześnie już na tym etapie system pozwala na bieżącą kontrolę marży i weryfikację zadłużenia klienta. Realizacja zleceń przebiega zgodnie z rzeczywistymi procesami w firmie – w zależności od konfiguracji zlecenia, system udostępnia tylko te działania, które są dla niego właściwe. Dokumenty powiązane są ze sobą automatycznie, dane przepisywane między nimi, a cała dokumentacja organizowana jest w tzw. wirtualnych teczkach, które porządkują proces i zapewniają szybki dostęp do informacji. System umożliwia także pracę zdalną – użytkownicy mogą przeglądać dokumenty i działać w systemie niezależnie od miejsca, w którym się znajdują.
Wdrożenie i integracja
Wdrożenie systemu rozpoczęło się w sierpniu 2013 roku i zostało zakończone w lutym 2014 r. Najważniejsze funkcjonalności systemu zostały uruchomione bez zakłócania bieżącej działalności firmy. Platforma Intense została w pełni zintegrowana z Comarch ERP Optima, co umożliwiło automatyczną synchronizację danych – takich jak kontrahenci, usługi czy dokumenty finansowe. Faktury utworzone w systemie operacyjnym są automatycznie księgowane w ERP, a dane dotyczące zleceń wykorzystywane są także w rozliczeniach. System pozwala na prowadzenie rozliczeń zbiorczych, uwzględniając wiele operacji spedycyjnych w jednej fakturze, oraz na rozliczanie usług magazynowych jako elementów większych operacji transportowych.
Efekty i korzyści
Wdrożone rozwiązanie przyniosło All Lines Logistics realne i szybko zauważalne efekty. Przede wszystkim udało się znacząco skrócić czas tworzenia ofert i realizacji zleceń, dzięki czemu handlowcy mogli skupić się na kluczowych aspektach pracy z klientem. Automatyzacja procesu ofertowania oraz kontrola marży i zadłużenia już na wstępnym etapie poprawiły jakość zarządzania ryzykiem finansowym. Dzięki wirtualnym teczkom i automatycznemu powiązaniu dokumentów, firma zyskała przejrzystość i porządek w dokumentacji zleceń, co usprawniło zarówno bieżącą obsługę, jak i procesy rozliczeniowe. Integracja z ERP zredukowała liczbę błędów i skróciła czas potrzebny na przekazywanie informacji między działami. Dodatkową wartością jest możliwość pracy zdalnej oraz zaplanowane wdrożenie zaawansowanego raportowania, które umożliwi firmie jeszcze lepsze monitorowanie skuteczności ofertowania i wyników sprzedaży. Platforma Intense stała się realnym wsparciem w codziennej pracy i narzędziem, które odpowiada na konkretne potrzeby firmy.
