Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.

Zgodnie z treścią art. 2 pkt 32a ustawy, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Obowiązek przesyłania elektronicznych faktur wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. Będzie on jednak dotyczył przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Natomiast pozostali dołączą do systemu od 1 kwietnia 2026 r.

1. Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT.

2. Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT.

3. Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający Polski identyfikator podatkowy NIP.

Nie, nie ma możliwości cofnięcia daty wystawienia. Według Ustawy, datą wystawienia faktury jest momenty wysyłki do KSeF.

Do terminu wejścia w życie Ustawy, istnieje możliwość oznaczenia kontrahentów, dla których nie zostaną wysłane dokumenty do KSeF, wówczas, dla takiego kontrahenta nie następuje wysyłka dokumentów do KSeF. Po wejściu w życie Ustawy, jesteśmy zobligowani przekazywać wszystkie faktury wystawione w relacji B2B przez KSeF.

Tak, faktury wystawiane na zagranicznych kontrahentów (z UE i spoza UE) też będą musiały być wystawione w KSeF.

To zależy, kiedy powstał obowiązek podatkowy VAT i podatku dochodowego. Data wystawienia faktury zasadniczo nie wyznacza nam tego momentu. Z punktu widzenia VAT w większości przypadków kluczowy jest moment wykonania usługi lub dostawy towarów.

Nie, jedyną możliwością jest formalna korekta do zera (przesłana do KSeF) oraz wystawienie nowej poprawnej faktury.

W treści faktur korygujących wystawianych w KSeF powinny znaleźć się dwa rodzaje numerów – numer oryginalny z systemu FK faktury korygowanej (faktur korygowanych) oraz numer KSeF faktury (faktur) korygowanych.

KSeF nie zmienia reguł w tym zakresie. Dalej będzie można wystawiać faktury za podatnika. Konieczne będzie jednak uzyskanie odpowiednich uprawnień.

Do 31 lipca 2026 r. – paragony z NIP-em do 450 zł nie podlegają przekazaniu do KSeF. Od 1 sierpnia 2026 r. taki paragon nie będzie natomiast fakturą uproszczoną. Konieczne będzie wystawienie normalnej faktury i wysłanie jej do KSeF.

Certyfikat KSeF to specjalny, niefizyczny certyfikat uwierzytelniający, który pozwala aplikacjom (np. programom do fakturowania) na komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur bez konieczności każdorazowego logowania użytkownika. Dzięki niemu możliwe jest automatyczne wysyłanie i odbieranie faktur przez system.

Certyfikat generuje się po nadaniu odpowiednich uprawnień w e-Urzędzie Skarbowym, np. dla podmiotu, osoby fizycznej lub oprogramowania.

Wniosek o wydanie certyfikatu KSeF będzie można złożyć od 1 listopada 2025 r. Certyfikat nie zastępuje tokenów od razu – przez cały 2026 rok obie metody uwierzytelniania będą działały równolegle.

Jednak od 1 stycznia 2027 r. tokeny zostaną wycofane, a certyfikat KSeF stanie się zalecaną metodą uwierzytelniania, zwłaszcza w zautomatyzowanych systemach i trybach offline.

Tak, wysyłanie faktur do KSeF wymaga uwierzytelnienia – najczęściej za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub certyfikatu KSeF.

Termin 1 kwietnia 2026 r. dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez „mniejszych” podatników, to jest takich, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku w 2024 roku nie przekroczyła 200 mln zł. Natomiast obowiązek odbierania faktur przez KSeF zaczyna obowiązywać już od 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że od tej daty „mniejsi” podatnicy muszą odbierać faktury w formie elektronicznej przy użyciu KSeF i nie mogą żądać faktur papierowych, poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony. Informacja ta została potwierdzona oficjalnie przez Krajową Informację Skarbową.