KSeF
Zakładka KSeF zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące integracji Krajowego Systemu e-Faktur z systemami ERP, a także zmiany legislacyjne i systemowe, które wpłyną na proces wdrożenia. Do momentu pełnej powszechności KSeF, na bieżąco aktualizujemy tę sekcję, by wspierać Państwa firmę w dostosowywaniu się do wymogów systemu.
W związku z coraz większym zainteresowaniem tematem KSeF, postanowiliśmy powołać dedykowany Zespół, który na bieżąco będzie weryfikować działania KSeF i jego współpracę z odpowiednimi systemami ERP. Poprzez serię systematycznie wysyłanych mailingów, chcemy informować naszych Klientów m.in. o wszystkich zmianach legislacyjnych oraz systemowych związanych z przygotowaniem firmy do integracji KSeF z odpowiednim systemem ERP. Na dole zakładki czeka na Państwa sekcja najważniejszych pytań wraz z odpowiedziami.
W przypadku pytań związanych z KSeF zapraszamy do kontaktu z naszym Zespołem: ksef@insoftconsulting.pl
Newslettery:
Pytania i odpowiedzi:
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Zgodnie z treścią art. 2 pkt 32a ustawy, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Obowiązek przesyłania elektronicznych faktur wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. Będzie on jednak dotyczył przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł. Natomiast pozostali dołączą do systemu od 1 kwietnia 2026 r.
Kto będzie korzystać z KSeF?
1. Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT.
2. Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT.
3. Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający Polski identyfikator podatkowy NIP.
Co w przypadku, gdy po wejściu KSeF nie wystawię faktury do 15 dnia kolejnego miesiąca z różnych przyczyn? Jest możliwość cofnięcia daty wystawienia?
Nie, nie ma możliwości cofnięcia daty wystawienia. Według Ustawy, datą wystawienia faktury jest momenty wysyłki do KSeF.
Czy rozpoczynając fakturowanie przez system KSeF można na początku wystawiać faktury i przekazywać je do KSeF tylko dla jednego kontrahenta, a pozostałych kontrahentów fakturować w sposób dotychczasowy?
Do terminu wejścia w życie Ustawy, istnieje możliwość oznaczenia kontrahentów, dla których nie zostaną wysłane dokumenty do KSeF, wówczas, dla takiego kontrahenta nie następuje wysyłka dokumentów do KSeF. Po wejściu w życie Ustawy, jesteśmy zobligowani przekazywać wszystkie faktury wystawione w relacji B2B przez KSeF.
Czy dla kontrahenta z UE również muszę wystawić FV do KSeF?
Tak, faktury wystawiane na zagranicznych kontrahentów (z UE i spoza UE) też będą musiały być wystawione w KSeF.
Czy wystawione faktury dnia 31.07.2026 zostaną wysłane do KSeF 1.08.2026 np. przez błąd pracownika – powinny być przyjęte do przychodów podatkowych i do JPK VAT w lipcu czy sierpniu?
To zależy, kiedy powstał obowiązek podatkowy VAT i podatku dochodowego. Data wystawienia faktury zasadniczo nie wyznacza nam tego momentu. Z punktu widzenia VAT w większości przypadków kluczowy jest moment wykonania usługi lub dostawy towarów.
Czy można anulować dokumenty wysłane do KSeF?
Nie, jedyną możliwością jest formalna korekta do zera (przesłana do KSeF) oraz wystawienie nowej poprawnej faktury.
W jaki sposób wystawić korektę zbiorczą w KSeF, np. w związku z rabatem rocznym? Co wpisać jako numer faktury oryginalnej?
W treści faktur korygujących wystawianych w KSeF powinny znaleźć się dwa rodzaje numerów – numer oryginalny z systemu FK faktury korygowanej (faktur korygowanych) oraz numer KSeF faktury (faktur) korygowanych.
Czy będzie można wystawiać faktury za podatnika? Jak to będzie działało?
KSeF nie zmienia reguł w tym zakresie. Dalej będzie można wystawiać faktury za podatnika. Konieczne będzie jednak uzyskanie odpowiednich uprawnień.
Czy paragony z NIP-em do 450 zł też będą w KSeF?
Do 31 lipca 2026 r. – paragony z NIP-em do 450 zł nie podlegają przekazaniu do KSeF. Od 1 sierpnia 2026 r. taki paragon nie będzie natomiast fakturą uproszczoną. Konieczne będzie wystawienie normalnej faktury i wysłanie jej do KSeF.
