Temat Jednolitych Plików Kontrolnych, czyli nowego obowiązku podatkowego dla przedsiębiorców jest coraz gorętszy. I wcale to nie dziwi – od początku przyszłego roku właściwie wszyscy, poza mikro-firmami, zostaną nim objęci. Tymczasem okazuje się, że nowe przepisy dotyczą także innej grupy. Zgodnie z niedawną interpretacją Ministra Finansów obowiązek ten dotyczy bowiem również Jednostek Samorządu Terytorialnego i ich podmiotów zależnych. Czy ten problem może okazać się, raczej niezamierzonym, prezentem Ministra?
Nowe obowiązki w przypadku Jednostek Samorządu Terytorialnego
Niejasne sformułowanie ustawy w odniesieniu do Jednostek Samorządu Terytorialnego (w skrócie JST) budziło wiele wątpliwości. Rozstrzygnął je Minister Szałamacha, który 20 czerwca bieżącego roku wydał interpretację ogólną, w myśl której wszystkie podmioty, nie będące bezpośrednio przedsiębiorstwami ale podlegające rozliczeniom jako podatnik VAT, muszą wdrożyć i wysyłać Jednolite Pliki Kontrolne (w skrócie JPK) zgodnie z ustawą.
Co prawda, dla jednostek zatrudniających poniżej 250 osób termin wdrożenia to 1 stycznia 2017 r., ale w myśl orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego oraz Trybunału Sprawiedliwości UE, dotyczącego centralizacji Jednostek Samorządu Terytorialnego, muszą się one rozliczać wspólnie w obrębie gminy bądź powiatu.
W przypadku wielu podmiotów oznacza to kwalifikację jako duży podatnik VAT i obowiązek JPK już od 1 lipca 2016 r. Od wydania wspomnianej interpretacji było więc zaledwie 10 dni na wdrożenie odpowiednich rozwiązań w zakresie systemów finansowo-księgowych.
Na szczęście Ministerstwo Finansów wzięło pod uwagę ten problem i 24 sierpnia b.r. odroczyło wprowadzenie JPK w jednostkach sektora finansów publicznych do 31 stycznia 2017 roku.
W świetle ostatnich przepisów dostrzegamy wielką szansę dla JST. Jeśli odpowiednio ją wykorzystają, mogą sporo zyskać finansowo, ale też usprawnić swoją działalność w zakresie administracyjno-księgowym.
Proste rozwiązanie na skomplikowany problem – Centrum Usług Wspólnych
Naszym zdaniem, najlepszym i zarazem najprostszym rozwiązaniem dla samorządów jest powołanie tzw. Centrum Usług Wspólnych (w skrócie CUW). Dzięki temu wszystkie podmioty w ramach danej JST rozliczane będą zewnętrznie przez wyspecjalizowany do tego organ.
Rozwiązanie to sprawdza się od lat w korporacjach, ale nie jest także nowością dla samorządów i jednostek oświaty. 46% wszystkich gmin w Polsce utworzyło bowiem tzw. Zespoły Administracyjno-Ekonomiczne Szkół, które zajmują się księgowością oraz kadrami szkolnictwa na terenie danej gminy. Co istotne, zgodnie ze wspomnianymi przepisami, ZAESy mają teraz obowiązek przekształcić się w CUW.
Wdrożenie Centrum Usług Wspólnych niesie ze sobą szereg korzyści. Podmioty w ramach danej JST mogą przenieść na CUW całą politykę rachunkowości, plany finansowe, sprawy kadrowe oraz obowiązek posiadania głównego księgowego. CUW – dzięki korzyści skali – powinien też obniżyć koszt obsługi w tych obszarach.
Według analizy Zbigniewa Czepelaka z Narodowego Instytutu Samorządów Terytorialnych, średni okres zwrotu z inwestycji w przypadku CUW to tylko 3 lata. Natomiast Szymon Wróbel z Departamentu Administracji Publicznej Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji szacuje, że wdrożenie Centrów Usług Wspólnych przyniesie JST oszczędność na poziomie od 350 mln do nawet 1 mld złotych.
Na poziomie rozliczeń VAT Centra Usług Wspólnych oferują sektorowi finansów publicznych jeszcze ważniejszą korzyść. Zachowano bowiem możliwość korygowania VAT za lata wcześniejsze. To natomiast może oznaczać większe zwroty z podatku dla JST. Zmieniając podmiotowość VAT na CUW okazać się może, że wydatki uprzednio niekwalifikowane do odliczenia będzie można odliczyć i to za lata wstecz.
Podsumujmy najważniejsze korzyści dla JST z wprowadzenia Centrum:
- Proste i skuteczne rozwiązanie problemów Jednolitych Plików Kontrolnych;
- Profesjonalizacja usług oraz zwiększenie elastyczności obsługi;
- Możliwość skupienia się przez podmioty korzystające z CUW na ich podstawowej działalności (np. kształceniu);
- Oszczędność finansów związana z efektem skali i wykorzystaniem nowoczesnych systemów informatycznych;
- Krótki okres zwrotu z inwestycji;
- Nowe możliwości w zakresie odliczania podatku VAT (w tym za działalność wstecz);
- Odciążenie księgowych zatrudnionych w mniejszych jednostkach;
- Automatyzacja usług związana z wdrożeniem systemów IT, na które nie mogły sobie pozwolić pojedyncze jednostki;
Miasto Gdańsk modelowym przykładem wdrożenia CUW
Miasto Gdańsk dynamicznie pracuje nad wdrożeniem Centrum Usług Wspólnych. Idzie tym samym w ślady korporacji międzynarodowych, które ulokowały w Gdańsku swoje Centra. W trakcie posiedzenia Rady Miasta wiceprezydent Piotr Kowalczuk podkreślał korzyści płynące z tego rozwiązania:
– Chodzi o to, by uzyskać jak najlepszy efekt wykorzystywania pieniędzy publicznych i by dyrektor mógł się skupiać na tym , co najważniejsze. Wprowadzono możliwość, by to dyrektor decydował, czy chce by do centrum przeszły też sprawy kadrowe. Apeluję o poparcie tego projektu i tego, by w Gdańsku takie centrum zbudować.
Jednocześnie, odpowiadając licznie zgromadzonym w trakcie posiedzenia księgowym, którzy do tej pory obsługiwali jednostki oświaty, w pierwszej kolejności objęte centralizacją, wiceprezydent Kowalczuk zapewnił, że wdrożenie CUW nie oznacza zwolnień. Niesie ono z sobą korzyści dla samych księgowych.
– Teraz sytuacja jest taka, że księgowej w szkole nie ma kto zastąpić. Niektóre z pań mają po 50 dni urlopu zaległego. W centrum będą osoby na zastępstwo w czasie urlopu. – mówi Kowalczuk.
Rozwiązania systemowe niosące wymierne korzyści
Centralizując obsługę administracyjno-księgową nie warto zatrzymywać się w pół drogi. Jest to bowiem świetna okazja by zweryfikować wykorzystywane dotychczas systemy informatyczne. Te, które sprawdzały się w ZAES-ach mogą nie być optymalnym wyborem dla wszystkich CUW-ów. Zwłaszcza jeśli docelowo obsługiwać będą także podmioty o innej specyfice, nie związane z oświatą.
A w obszarze IT również jest spory potencjał do oszczędności. Dzięki nowoczesnemu systemowi, zwłaszcza przystosowanemu do specyfiki CUW, praca będzie szybsza i skuteczniejsza. Wysoki poziom automatyzacji pozwoli księgowym więcej czasu poświęcić na optymalizację bilansu, a mniej na wypełnianie kolumn liczbami.
Przy wdrażaniu systemu administracyjno-finansowego na taką skalę, trzeba brać jeszcze jedno pod uwagę. Bez odpowiedniej praktyki w zakresie takich rozwiązań, wybór systemu oraz jego implementacja mają zdecydowanie mniejszą szansę, by zakończyć się sukcesem. Jak sprawdziliśmy pracując dla choćby Komendy Głównej Policji w Gdańsku, czy też nowo powstającego Muzeum Westerplatte i Wojny1939, kluczowe jest połączenie odpowiedniego rozpoznania potrzeb konkretnej organizacji i wynikającej z doświadczenia wiedzy.
Z rzeczy, które warto zweryfikować najważniejszymi są możliwość eksportu pliku JPK we wszystkich 7 obszarach oraz wsparcie dla centralizacji VAT. Diabeł jednak, jak zwykle, tkwi w licznych szczegółach, a przeoczenie któregoś z nich na etapie tworzenia CUW może skończyć się spektakularną klapą całego projektu.
Patrząc z szerszej perspektywy, utworzenie Centrum Usług Wspólnych niesie wiele korzyści. Profesjonalizacja rozwiązań IT dla kilkuosobowej jednostki może nie być priorytetem, ale dla Centrum obsługującego całą gminę rozbudowany system jest jednym z kluczowych elementów, który przekłada się na realną oszczędność w zakresie wykorzystania czasu i zasobów. Dysponując właściwym rozwiązaniem oraz odpowiednio go wdrażając problemy, takie jak Jednolite Pliki Kontrolne, odejdą w zapomnienie.
